3 طرق لتضمن سير عملك في ظل انتشار فيروس كورونا
إن انتشار فيروس كورونا (COVID-19) في جميع أنحاء العالم قد أثر بشكل كبير على سير الأعمال في مختلف القطاعات، من المؤسسات الصغيرة إلى الشركات العملاقة. مع تزايد الحالات المرضية والقرارات الحكومية الخاصة بالإغلاق والتباعد الاجتماعي، كان من الضروري اتخاذ خطوات جادة لضمان استمرارية الأعمال والحفاظ على صحة الموظفين والعملاء على حد سواء. في هذا المقال، سنستعرض ثلاث طرق رئيسية تضمن سير العمل بشكل مستمر وفعّال في ظل هذا الوباء العالمي.
1. تحويل العمليات إلى بيئة العمل عن بُعد
واحدة من أكثر الحلول فعالية لضمان سير العمل خلال أزمة فيروس كورونا هي التحول إلى العمل عن بُعد. تتيح هذه الطريقة للشركات الحفاظ على استمرارية أعمالها دون الحاجة إلى تواجد الموظفين في المكاتب، مما يقلل من خطر الإصابة بالفيروس ويضمن تقليل التلامس الجسدي.
الاستفادة من التكنولوجيا الحديثة
إن التقنيات الحديثة مثل برامج الاتصال عبر الفيديو (مثل Zoom و Microsoft Teams) وأدوات التعاون عبر الإنترنت (مثل Google Workspace و Slack) قد أصبحت أساسًا في عمليات الأعمال عن بُعد. يمكن للشركات استخدام هذه الأدوات للتواصل بشكل يومي بين الفرق، وتبادل الملفات، وإجراء الاجتماعات الافتراضية التي تحاكي البيئة المكتبية. يمكن أيضًا استخدام البرمجيات الخاصة بإدارة المهام مثل Asana أو Trello لتنظيم الأعمال والمهام الفردية والجماعية.
التدريب والدعم المستمر للموظفين
من المهم أن توفر الشركات برامج تدريبية للموظفين حول كيفية استخدام الأدوات التكنولوجية الجديدة بفعالية. إذا كانت بعض الفرق غير معتادة على العمل عن بُعد أو استخدام التطبيقات الإلكترونية، فيجب تخصيص وقت لتدريبهم على كيفية استغلال هذه الأدوات لتحقيق أفضل نتائج ممكنة. بالإضافة إلى ذلك، يمكن تخصيص فرق دعم فني لمساعدة الموظفين في حل أي مشاكل تقنية قد يواجهونها أثناء العمل عن بُعد.
الحفاظ على التوازن بين العمل والحياة الشخصية
عندما ينتقل الموظفون للعمل عن بُعد، قد يكون من الصعب عليهم فصل العمل عن حياتهم الشخصية. ولذلك، من الضروري أن تشجع الشركات الموظفين على تحديد أوقات عمل محددة وأوقات راحة منتظمة. يمكن للمديرين استخدام هذه الفترة لبناء ثقافة تنظيم الوقت والعمل الجماعي والتواصل المفتوح بين الموظفين للحفاظ على الأداء المرتفع.
2. تعزيز السلامة الصحية في بيئة العمل الميدانية
بالنسبة للعديد من الشركات التي لا يمكنها التحول للعمل عن بُعد، مثل الشركات التي تعتمد على العمل الميداني أو في المصانع، يصبح الحفاظ على سلامة الموظفين أمرًا بالغ الأهمية. يتطلب ذلك اعتماد بروتوكولات صارمة للسلامة والصحة.
إجراءات وقائية صارمة
أول خطوة أساسية هي تطبيق إجراءات وقائية مشددة مثل تعقيم الأسطح بشكل دوري، وقياس درجات الحرارة عند دخول الموظفين إلى المنشآت، وفرض استخدام الكمامات بشكل إلزامي. بالإضافة إلى ذلك، ينبغي ضمان تهوية جيدة للمكاتب والمساحات المشتركة، مع الالتزام بالتباعد الاجتماعي داخل بيئة العمل. يمكن أيضًا استخدام حواجز واقية بين الموظفين في الأماكن التي يتطلب فيها العمل التفاعل الجسدي المباشر.
التوظيف المرن لتقليل عدد الموظفين في الموقع
من أجل تقليل العدد الإجمالي للموظفين الموجودين في الموقع في نفس الوقت، يمكن أن تتبنى الشركات نظام العمل بنظام التناوب أو تقسيم الفرق إلى مجموعات صغيرة بحيث لا يتواجد جميع الموظفين في نفس الوقت. يمكن أن يساعد ذلك في تقليل خطر التفشي داخل مكان العمل.
توفير وسائل الحماية الشخصية (PPE)
يجب توفير وسائل الحماية الشخصية للموظفين في بيئات العمل التي تتطلب التفاعل المباشر أو التعرض لمخاطر عالية. تشمل هذه الوسائل القفازات، الكمامات، والمعقمات. إلى جانب ذلك، من المهم أن يتم تزويد الموظفين بتدريب على كيفية استخدام هذه الأدوات بشكل صحيح وكيفية الحفاظ على سلامتهم الشخصية أثناء العمل.
3. التواصل الفعّال مع العملاء والموردين
في وقت الأزمات، يصبح التواصل مع العملاء والموردين أمرًا حيويًا لضمان استمرارية العمل وضمان تلبية احتياجات السوق.
توفير قنوات اتصال متنوعة
يجب أن تضمن الشركات أن لديها قنوات متعددة للتواصل مع العملاء، سواء عبر الإنترنت أو الهاتف أو عبر البريد الإلكتروني. تعد الوسائل الرقمية مثل وسائل التواصل الاجتماعي، والرسائل الإخبارية عبر البريد الإلكتروني، والمواقع الإلكترونية، من الأدوات الضرورية في هذه الأوقات. من خلال هذه القنوات، يمكن للشركات الحفاظ على تواصل مستمر مع العملاء، إبلاغهم بتغيرات الإجراءات التشغيلية، وتقديم التحديثات المتعلقة بالمنتجات والخدمات.
الشفافية في إدارة التوقعات
من الضروري أن تكون الشركات شفافة مع عملائها بشأن أي تغييرات قد تؤثر على تقديم خدماتها أو منتجاتها. يجب أن تشرح أي تأخيرات في التسليم أو تغييرات في الأسعار أو توفر المنتجات. في الوقت نفسه، ينبغي أيضًا تقديم خيارات مرنة للعملاء، مثل إمكانية إجراء طلبات عبر الإنترنت أو استخدام خيارات الدفع عن بُعد.
إدارة المخزون والموردين بفعالية
إحدى التحديات الكبيرة التي تواجهها الشركات في هذه الفترة هي ضمان استمرارية توريد المواد الخام والمنتجات من الموردين. يجب على الشركات بناء علاقات قوية مع الموردين وتأكيد قدرتهم على الوفاء بالطلبات خلال فترات الاضطرابات. قد يتطلب الأمر البحث عن موردين جدد في بعض الحالات أو التعاون مع شركات محلية لضمان عدم انقطاع سلاسل التوريد.
تحسين استراتيجيات التسويق الرقمية
من خلال زيادة الاعتماد على القنوات الرقمية، يمكن للشركات تحسين استراتيجيات التسويق الخاصة بها لمواكبة الظروف الجديدة. يمكن الاستفادة من منصات التسويق الرقمي مثل الإعلان عبر الإنترنت ووسائل التواصل الاجتماعي لزيادة الوعي بالعلامة التجارية، وعرض المنتجات، وجذب العملاء الجدد. يعتبر التفاعل عبر الإنترنت مع العملاء والعملاء المحتملين أكثر أهمية من أي وقت مضى.
الخاتمة
إن مواجهة تحديات فيروس كورونا تتطلب تغييرات مرنة وسريعة في كيفية إدارة الأعمال. من خلال التحول إلى العمل عن بُعد، تعزيز السلامة في بيئة العمل الميدانية، وتحسين التواصل مع العملاء والموردين، يمكن للشركات ضمان استمرارية العمل في ظل الأزمات. يجب أن تكون الشركات مستعدة للتكيف بسرعة مع التغيرات، والاستثمار في التقنيات المناسبة، وتقديم الدعم اللازم للموظفين والعملاء لضمان تحقيق النجاح المستدام في أوقات الأزمة.
